5 Phương pháp tối ưu để làm chủ quy trình soạn hàng chính xác và nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Những sai sót trong quy trình xử lý đơn hàng sẽ gây tổn thất lớn cho các đối tác thương mại điện tử và bán lẻ. Do đó, việc tối ưu hóa quy trình soạn hàng là điều cần thiết nhằm mục đích tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy doanh thu cao hơn đối với các giao dịch trong tương lai. Hãy cùng nhau tìm hiểu 5 cách giúp làm chủ quy trình chọn hàng chính xác. 

Đầu tiên, nên kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên theo chu kỳ để tránh các vấn đề về hàng tồn kho phát sinh. Bạn có thể kiểm tra theo cách thủ công hoặc sử dụng các hệ thống tự động như WMS (Hệ thống quản lý kho hàng) hoặc thậm chí sử dụng các thiết bị bay điều khiển từ xa.  

Thiết lập các quy tắc soạn hàng và bổ sung hàng cho từng sản phẩm dựa trên dữ liệu lịch sử và dự báo (như việc soạn hàng theo mùa vụ/thời điểm). Như thế bạn sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng cháy hàng đối với các sản phẩm chính của mình. 

Điều thứ hai, áp dụng công nghệ tần số vô tuyến như các thiết bị đọc mã vạch soạn hàng cầm tay. Các thiết bị này dễ sử dụng và giúp chỉ dẫn đúng vị trí soạn hàng cho nhân viên soạn hàng. Ứng dụng quét mã vạch đảm bảo các món và thùng hàng được soạn chính xác, tại đúng vị trí cần lấy. Đồng thời, các thiết bị này sẽ theo dõi các dữ liệu liên quan để tối ưu hóa lưu lượng kho hàng và khu vực lưu kho.

Để nâng cao độ chính xác trong quy trình soạn hàng theo thùng, hãy tham khảo bài viết “8 Lời Khuyên Dành Cho Các Nhà Bán Lẻ và Đối Tác Thương Mại Điện Tử.”

Dưới đây là hai sai lầm phổ biến nhất làm ảnh hưởng đến độ chính xác của việc soạn hàng:

Cách tốt nhất để tránh việc thiếu chính xác trong quy trình soạn hàng là tổ chức đào tạo cho các nhân viên thực hành những phương pháp hiệu quả nhất. Ví dụ: tập trung vào mức độ hài lòng của khách hàng, loại bỏ các giá trị không mang tính hiệu quả, quản lý độ chính xác của hàng tồn kho, tôn trọng quy ước hợp đồng. Bạn cũng có thể thường xuyên trao đổi về các chỉ số đánh giá KPI để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhóm cũng như hoàn thiện hệ thống quản lý của mình. Hãy nghĩ đến các chính sách thưởng dành cho những cá nhân hoàn thành xuất sắc quy trình soạn hàng nhằm khuyến khích các nhân viên kho hàng.

Nhà kho của bạn có xử lý khối lượng hàng lớn không? Vui lòng đọc bài viết của chúng tôi về Hệ thống hàng hóa tự động di chuyển đến chỗ người soạn hàng (goods-to-man) để tăng tính tối ưu hóa trong quy trình soạn hàng từng món. Phương pháp soạn hàng từng món: Goods-to-man có phải là cách làm hợp lý trong việc vận hành đối với các kho chứa hàng số lượng lớn? 

Đảm bảo rằng các đơn hàng chuẩn bị giao luôn trong tình trạng sẵn sàng khi được kiểm tra ngẫu nhiên. Trên thực tế, đây là hệ thống quản lý chất lượng dễ dàng và nhanh nhất để bắt đầu. 

Sử dụng danh sách soạn hàng theo phương pháp thủ công để xác minh các đơn đặt hàng hoặc dựa vào thiết bị đọc mã vạch cầm tay để quét từng sản phẩm trong đơn đặt hàng được kiểm soát ngẫu nhiên. Máy quét di động sẽ báo cáo độ chênh lệch nhằm giúp bạn có thể khắc phục những điểm không chính xác.

Cuối cùng, liên tục tối ưu hóa hệ thống của bạn. Khi khối lượng đơn hàng tăng lên hoặc các thể loại đơn đặt hàng thay đổi, bạn có thể cần phải thay đổi quy trình của mình. Hãy theo dõi những nỗ lực và tiến độ về chất lượng của bạn bằng KPI. Sau đó, xây dựng một môi trường văn hóa luôn được trao dồi và cải tiến giữa các thành viên trong nhóm (quy trình nhập môn, cố vấn, thủ tục hồ sơ), tạo điều kiện để họ cùng tham gia vào các phiên giải quyết vấn đề có tính chất sáng tạo để phát triển chất lượng tốt hơn.

Khám phá tất cả các phương pháp tốt nhất của chúng tôi về các quy trình nghiệp vụ kho hàng đầu và hiệu quả trong quyển sách điện tử về Bán Lẻ Mới.